تُلزم جميع الشركات الخاصة والعامة التي تضم أكثر من 50 موظف.

يجب على جميع الشركات الملزمة إنشاء مكتب إبلاغ داخلي يتيح للموظفين الإبلاغ عن الانتهاكات (المحتملة). علاوة على ذلك، تلتزم الشركة بمعالجة التقارير وإجراء التحقيقات الداخلية واتخاذ التدابير التصحيحية للقضاء على أسباب الانتهاكات.

يمكن الاستعانة بمصادر خارجية جزئيًا أو كليًا لمكتب إعداد التقارير الداخلية. علاوة على ذلك، يجب معالجة التقارير في الوقت المحدد. في غضون 7 أيام، يجب إخطار المبلغ عن المخ.

إذا حاول شخص ما منع تقديم تقرير أو فرض عقوبات غير مبررة، أو إذا أهمل شخص ما عمدًا أو تهورًا واجب السرية، فيمكن معاقبة ذلك بغرامات. يمكن العثور على مبلغ الغرامات الخاص بكل بلد في ملفات PDF القابلة للتنزيل ذات الصلة.

ينبغي أن يعمل في مكتب الإبلاغ الداخلي عدد محدود من الأشخاص الذين لديهم الخلفية المناسبة لتوضيح تقارير خرق القانون.

يمكن للشركات التي يصل عدد موظفيها إلى 249 موظفًا إنشاء وتشغيل مكتب إبلاغ مشترك. ومع ذلك، يظل الامتثال للقانون وواجب التوضيح واتخاذ التدابير التصحيحية من مسؤولية إدارة الشركة المعنية.

من الممكن عمليًا إنشاء مكتب تقارير مشترك بين الشركات الشقيقة. يتوجب الاتفاق على المسؤوليات تعاقديًا وفقًا لذلك والإشراف عليها من قبل الإدارة.

منصة النزاهة الذكية هي منصة الامتثال وإدارة المخاطر معيارية للامتثال القانوني. تلبي وحدة الإبلاغ عن المخالفات المتطلبات القانونية للتوجيه الأوروبي 2013/1937 على المستوى الفني وتساعد الشركة على الالتزام بالمواعيد النهائية ومتطلبات التوثيق.

تقوم الشركة بتعيين محللين، وهم موظفون أو خارجيون مستقلون أكملوا تدريب محلل منصة السلامة الذكية، لتلقي التقرير ومعالجته.

تتيح المنصة الإبلاغ المجهول. ومع ذلك، هذا الخيار ليس إلزاميًا ويمكن تفعيله لاحقًا. علاوة على ذلك، يتم حذف البيانات الوصفية للمرفقات. ينشئ المستخدم حسابًا لمواصلة التواصل المجهول مع الموظف المسؤول. يجب إجراء تعتيم المرفقات مسبقًا.

يجب أن يفي نظام الإبلاغ المجهول المستضاف خارجيًا بالمعايير التالية:

– موقع سهل الاستخدام ومتاح للمستخدمين.

- قيود الوصول لأدوار المستخدم المختلفة

– تقديم تقارير مكتوبة وشفوية (تسجيل ملفات صوتية)

– إزالة بيانات التعريف الخاصة بملفات المرفقات لخيار الإبلاغ المجهول

- المصادقة متعددة العوامل للمستخدمين ذوي الحقوق الإدارية

– استضافة في الاتحاد الأوروبي في مركز بيانات معتمد وفقًا لمعيار ISO 27001

– تشفير الاتصالات المتعلقة بالقضية، TLS 1.2 أو 1.3

– تشفير الرسائل (قواعد البيانات) غير المتماثل، والمرفقات (الحاويات)

– مزود برمجيات معتمد وفقًا لمعيار ISO 27001

– إجراءات حذف البيانات القديمة

مبدأ العينين والفهرسة لحذف البيانات الحساسة

– إدارة الإشعارات وإدارة المواعيد النهائية

- اختياري: إدارة المخاطر والمهام لتوثيق تدابير التحقيق والإجراءات التصحيحية

– تسجيل يمكن تدقيقه لعمليات الوصول والتغييرات في النظام.