Lei de Proteção de Denunciantes FAQ
Quais empresas são obrigadas a implementar a Lei de Proteção de Denunciantes?
Todas as empresas privadas e públicas com mais de 50 funcionários são obrigadas a implementar a Lei de Proteção de Denunciantes, a transposição nacional da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que comunicam violações do direito da União. Pode descarregar as Perguntas Frequentes completas e o Livro Branco relativos à Diretiva da UE nesta página. Existem diferentes prazos para as leis nacionais. Pode encontrar os respetivos prazos no PDF descarregável de cada país. Além disso, os setores específicos de cada país que estão isentos do número mínimo de funcionários também são listados aqui (descarregue a FAQ completa).
Quais são as obrigações da empresa?
Todas as empresas obrigadas devem criar um canal de denúncias interno que permita aos trabalhadores reportar (possíveis) infrações. Adicionalmente, a empresa é obrigada a processar as denúncias, realizar investigações internas e tomar medidas corretivas para eliminar as causas das infrações.
O gabinete de relatórios internos pode ser parcialmente ou totalmente externalizado. Adicionalmente, os relatórios devem ser processados atempadamente. No prazo de 7 dias, a pessoa que denuncie deve receber notificação de receção da denúncia. No prazo de três meses, deve ser enviado um relatório de status à pessoa que denuncie sobre o andamento da investigação interna.
Que sanções podem ser esperadas por violações da Lei de Proteção de Denunciantes?
Se alguém tentar impedir um relatório ou impor sanções injustificadas, ou se alguém desconsiderar intencionalmente ou imprudentemente o dever de confidencialidade, isso pode ser sancionado com multas. O montante das multas específicas de cada país pode ser encontrado no respetivo PDF para download.
Quais são os requisitos para o gabinete de relatórios internos?
O gabinete de relatórios internos deve ser composto por um número limitado de pessoas com o historial adequado para clarificar denúncias de violações da lei.
As empresas com até 249 funcionários podem criar e operar um escritório conjunto de relatórios. No entanto, a conformidade com a lei, o dever de esclarecimento e a adoção de medidas corretivas permanecem como responsabilidade da gestão da respetiva empresa.
Na prática, é concebível um escritório de reporte conjunto entre empresas irmãs. As responsabilidades devem ser acordadas contratualmente em conformidade e controladas pela gestão.
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Smart Integrity Platform
O que é a Plataforma de Integridade Inteligente?
A Plataforma Smart Integrity é uma plataforma modular de gestão de conformidade e risco para conformidade legal. O módulo de Denúncias cumpre os requisitos legais da Diretiva Europeia 2013/1937 a nível técnico e ajuda a empresa a cumprir os prazos e os requisitos de documentação.
Quem vai processar os relatórios?
A empresa nomeia analistas, que são colaboradores internos ou externos independentes que completaram a formação de Analista da Smart Integrity Platform, para receber e processar o relatório.
Como é que o anonimato é protegido?
A plataforma permite denúncias anónimas. No entanto, esta opção não é obrigatória e pode ser ativada posteriormente. Ademais, os metadados dos ficheiros anexados são removidos. O utilizador cria uma conta para comunicação anónima adicional com o técnico. O escurecimento dos anexos de ficheiros deve ser feito antecipadamente.
Quais são os requisitos mínimos para um software de sistema de denúncia digital?
Um sistema de denúncia anónima alojado externamente deverá cumprir os seguintes critérios:
– Site fácil de usar e acessível para os utilizadores.
– Restrição de acesso para diferentes funções de utilizador
– Apresentação de relatórios escritos e orais (gravação de ficheiros de áudio)
– Remoção de metadados de anexos de ficheiros para a opção de denúncia anónima
– MFA para utilizadores com direitos administrativos
– Alojamento na UE num centro de dados certificado ISO 27001
– Criptografia da comunicação relacionada ao caso, TLS 1.2 ou 1.3
– Criptografia (assimétrica) de mensagens (bases de dados), anexos de ficheiros (contentores)
– Fornecedor de software certificado ISO 27001
– Rotinas de eliminação de dados obsoletos
– Princípio dos quatro olhos e documentação para eliminação de dados sensíveis
– Administração de notificações e gestão de prazos
– Opcional: gestão de risco e de tarefas para a documentação de medidas de investigação e ações corretivas
– Registo à prova de auditoria de acessos e alterações no sistema.